¡Descubre cómo hacer que tu próximo viaje corporativo sea un éxito sin complicaciones! A continuación, te presentamos valiosos consejos y trucos para organizar tu viaje de negocios de manera práctica y eficiente.
Los viajes corporativos son una realidad para muchos ya que son actividades que fomentan la confianza con los socios, y logran captar a más clientes, por lo que básicamente se han convertido en una necesidad para las compañías. De hecho, los viajes de negocios y otros motivos profesionales aumentaron un 8,7% en 2022, según la Encuesta de Turismo de Residentes del Instituto Nacional de Estadística. Si eres parte de esta cifra, y tienes pronto un viaje te presentamos los tips principales para tener un viaje exitoso.
Consejos para organizar tu viaje corporativo
Si próximamente te dispones a realizar un viaje, debes tener en cuenta diferentes aspectos, pero estos son los más esenciales:
- Planifica con antelación
Comienza a organizar tu viaje con suficiente antelación para garantizar disponibilidad y mejores precios en vuelos, alojamiento y otros servicios relacionados. Establece un calendario claro y ten en cuenta las fechas límite y los compromisos laborales.
Es importante que tengas claro el objetivo del viaje, conocer bien la agenda de tareas y reuniones, y verificar así que no tengas retrasos por cambios a último tiempo o imprevistos.
Si tu compañía cuenta con un Travel Manager, apóyate de esta figura quien es la persona en la empresa que gestiona y administra diferentes aspectos como el presupuesto para el viaje.
Un consejo es que selecciones un alojamiento cerca a los lugares en los que tengas que hacer tus tareas laborales, esto te ayudará a reducir costes en traslados o llegar tarde a reuniones importantes, esto es clave para ahorrar tiempo.
2. Mantén tus documentos en orden
Asegúrate de tener todos los documentos necesarios, como pasaportes, visas, tarjetas de identificación corporativas y documentos de viaje en vigor. Lleva copias digitales y físicas de los mismos, en caso de emergencia.
3. Crea un itinerario para reuniones y eventos
En un viaje corporativo o de negocios, la asistencia puntual a reuniones y eventos tendrá un peso importante, por lo que es conveniente que crees un itinerario, en formato físico o digital, que te ayude a organizar horarios y transportes. Hay que tener en cuenta que hay que configurar el tiempo destinado a viaje, comida y descanso entre los distintos eventos o reuniones.
Si no organizas un itinerario correctamente, puedes sentirte constantemente presionado por el tiempo, lo que puede acarrearte estrés y frustrar la experiencia del viaje corporativo, así como limitar tu desempeño.
4. Establece un presupuesto
Determina un presupuesto para el viaje y asegúrate de mantenerlo bajo control. Considera todos los gastos relacionados, como transporte, alojamiento, comidas, entretenimiento y otros costes adicionales. Puedes configurar tu presupuesto en función de la política de viajes establecida por tu empresa
5. Utiliza herramientas digitales para gestionar tu viaje
Aprovecha las herramientas y aplicaciones móviles disponibles para simplificar tu viaje corporativo. Desde aplicaciones de reserva y check-in en línea hasta mapas y guías de viaje, la tecnología puede ayudarte a optimizar tu experiencia y ahorrar tiempo.
Una buena opción para gestionar los gastos de tu viaje corporativo es Tickelia, una solución tecnológica end-to-end con App que supone un avance en la simplificación de tus gastos de viaje, desde el proceso de pago hasta su liquidación.
Con esta solución, podrás reportar de forma automática los gastos generados durante el viaje, ya sea mediante anticipos, el uso de tarjetas corporativas o la tarjeta Visa Tickelia, que cuenta con una función de bloqueo Smart AutoBlock en caso de uso injustificado y con restricciones horarias y de importes en los gastos.
Tickelia genera un flujo de aprobación multinivel para aprobar o denegar una propuesta de viaje, que podrás configurar desde la misma App o web, gestionando de manera ágil la solicitud de vuelos, hoteles y transportes necesarios para tu viaje.
El travel manager o las agencias de viaje contratadas en tu empresa se encargarán a posteriori de gestionar la reserva de los medios solicitados a través de Tickelia, integrando la contabilización de los viajes al mínimo detalle, ya sea un billete de avión o un café en el aeropuerto. De esta forma, se obtiene un control total y centralizado de los costes del viaje (gastos de la reserva y gastos durante la estancia).
Además, para simplificar aún más la vida del viajero, Tickelia permite integrarse con soluciones de movilidad como, por ejemplo, taxis, carsharing, parkimetros o, incluso, Cabify. Asimismo, para agilizar todavía más la gestión del viaje de empresa, Tickelia permite el envío automático de billetes de avión, tren o reserva de hotel vía email, para que el viajero tenga toda la información centralizada.
Soluciones tecnológicas como Tickelia son una buena opción para solicitar un viaje laboral, pues esta herramienta gestiona gastos corporativos 360º de manera que digitaliza y automatiza todo el proceso, obteniendo una analítica de costes globales del viaje.
¡Sigue nuestros tips, organiza correctamente tu viaje y empieza a volar sin preocupaciones!
