De acuerdo con las conclusiones de la tercera edición del ‘Observatorio de tecnología e innovación aplicada a los viajes de empresa’, elaborado por Amadeus España y Descyfra, el 90% de las compañías españolas cuenta con una política de viajes definida. Este mismo informe pone de manifiesto también el impulso que ha tenido la tecnología en las organizaciones a la hora de gestionar estos viajes respecto a la última edición de este barómetro bianual, que se realizó en 2015.

Así, las tecnologías con mayor importancia para las empresas en este apartado son aquellas relacionadas directamente con el control de la gestión: herramientas de autorreserva, control de gasto y sistemas de reporting y medios de pago.

El observatorio desvela asimismo que cerca del 60 por ciento de las organizaciones cuentan ya con herramientas de autorreserva; desde 2013 se ha duplicado el número de firmas con tecnologías de esta naturaleza. Las empresas que han implantado herramientas de autorreserva –dice el informe– han obtenido un promedio de ahorro del 15,5%.

Este año, como novedad, este barómetro incorpora por primera vez un índice, denominado iOTV, que sitúa a las empresas españolas en una posición intermedia en el uso de la tecnología aplicada a los viajes, con 43,1 puntos sobre un máximo de 100, aunque se da una elevada dispersión entre los resultados obtenidos.

De este modo, las empresas con alta orientación (iOTV mayor a 67 puntos) son sólo el 20% del total y cuentan con un promedio de 78 puntos. El resto de empresas, que suponen el 80% del conjunto, cuentan con un promedio casi 45 puntos por debajo (33,4 puntos).

La tercera edición del ‘Observatorio de la tecnología e innovación aplicada a los viajes de empresa’ se ha efectuado sobre un universo aproximado de 2.000 empresas de implantación nacional, con un volumen de inversión variado, que cuentan con la figura de un gestor de viajes.

Automatización y parametrización

Otro dato relevante de este estudio es el incremento en casi 10 puntos del número de empresas que tienen automatizado el proceso de solicitud previa de viajes (seis de cada 10 lo tienen ya incorporado).

Para las compañías que han participado en el observatorio, la parametrización y el mantenimiento serían claves a la hora de implantar la tecnología relacionada con los viajes.

A la hora de liquidar los gastos del viaje, el informe señala que más de la mitad de las organizaciones automatiza este procedimiento a través de software específicos; con respecto al anterior barómetro, elaborado en 2015, se ha duplicado el número de organizaciones que disponen de sistema de digitalización de tickets.

Por otra parte, con respecto a ediciones pasadas de este barómetro, se registra un aumento notable del número de empresas con sistemas de elaboración de estadísticas, y especialmente son elevadas las firmas que ya cuentan con herramientas capaces de generar cuadros de mando.

Los principales medios de pago empleados, de acuerdo con las conclusiones de la investigación, serían las tarjetas de crédito corporativas y personales (y corporativas), apreciándose una rebaja en el uso de tarjetas de los viajeros. Se mantienen estables las transferencia de las empresas a las agencias.

El estudio remarca también el papel de los ‘travel managers’ (TM), cuya figura sigue ganando protagonismo en las empresas, en especial a la hora de participar en la definición y cumplimiento de la política de viajes o en la optimización de los gastos derivados de los viajes. Su protagonismo también adquiere mayor relieve en el fomento de la adopción de las herramientas de autorreserva y en el análisis de las estadísticas de los viajes.

En opinión de Fernando Cuesta, director general de Amadeus España y Portugal, “el viaje corporativo experimentará grandes cambios en el futuro próximo, y la mayoría de ellos tendrán relación directa con la evolución tecnológica. La generalización de tecnologías end to end, que cubran de manera integral todo el ciclo del viaje, multiplicarán la eficiencia y la capacidad de las empresas para aunar productividad y servicio óptimo al viajero de empresa”.

Para José Antonio Vicente Pascual, de la consultora Descyfra,” la tercera edición del observatorio pone de manifiesto el trabajo desarrollado por las organizaciones para, no sólo integrar la tecnología como un pilar esencial en el cumplimiento de la política de viajes, sino en crear la cultura necesaria para mejorar la adopción y obtener todos los beneficios que la tecnología puede aportar en ahorro de costes y automatización de procesos. Para lograr esta cambio en la organización y mejorar la orientación a la tecnología es vital contar con la figura del travel manager como líder en la integración y adopción de la tecnología en la organización”.

La visión de los viajes corporativos según los travel managers

La mitad de los TM encuestados en el ‘Observatorio de la tecnología e innovación aplicada a los viajes de empresa’ advierte que existe un margen de mejora en la gestión de los viajes corporativos en lo referente a la tecnología, sobre todo a la hora de avanzar en el denominado end to end

En este apartado concreto citan, por ejemplo, la posibilidad de desarrollar soluciones que permitan la inclusión de todos los servicios del ciclo integral de los viajes, la integración de la información en los sistemas de reporting y gestión de estos y la personalización de los informes

Otros aspectos tecnológicos que señalan como susceptibles de reforzarse serían la conveniencia de automatizar y simplificar los procesos, la parametrización de las herramientas de autorreserva y la aplicación de soluciones de movilidad válidas para todo el ciclo del viaje, que vayan desde la reserva hasta la liquidación de los gastos

Respecto a su formación, los gestores de viajes demandan contenidos técnicos sobre nuevos productos o tendencias y temas relacionados con la gestión del cambio cultural de las organizaciones; valoran positivamente también la puesta en común de las mejores prácticas

Entre los desafíos de futuro que han de afrontar los viajes corporativos, los TM consideran en conjunto una veintena de aspectos, entre los que se destacan el aumento de la oferta de productos low cost, el auge de la economía colaborativa, el control y análisis de los gastos en tiempo real o la mejora de la seguridad de los empleados durante el viaje.

Cuestiones tales como el desarrollo de la omnicanalidad, el impulso de las herramientas de autorreserva o la creación de una solución tecnológica única para reservar todos los proveedores necesarios o gestionar íntegramente todo el viaje mediante el móvil son asimismo referidas por los participantes en el estudio.

Otros retos a los que habría que dar respuesta en los próximos años, a juicio de los TM, serían aquellos vinculados a la mejora de la experiencia del viajero en todo el ciclo del viaje, a través de la personalización, o los tendentes a la homogeneización de procesos entre los diferentes países.

El medio ambiente y la huella ecológica de los viajes corporativos son también asuntos que preocupan cada vez más a los travel managers. El 40 por ciento de ellos, de hecho, mide los contaminantes se originan como consecuencia de la gestión de su trabajo, es decir, siete puntos por encima del último barómetro, fechado en el año 2015.