Según las conclusiones del estudio elaborado por Forum Business Travel, en colaboración con Amadeus España, y presentado en Madrid, la gestión de los viajes de empresa evoluciona hacia una gestión mucho más integral, que tiene en cuenta el proceso de viaje y la gestión de sus costes de forma mucho más completa y de principio a fin (end-to-end), es decir, antes, durante y después de los desplazamientos.

La gestión del viaje corporativo se ha enriquecido enormemente con la irrupción de nuevos actores en el campo de los desplazamientos y los alojamientos, los nuevos medios de pago, las herramientas para el procesamiento de gastos extra o los sistemas de seguridad y gestión del riesgo, entre otras novedades.

En la actualidad, la empresa cuenta con mayores opciones para manejar de forma eficiente la partida de viajes y para integrarla en su política de viajes. Por su parte, el empleado gana en comodidad, sobre todo en los procedimientos de reserva, información y administración.

De hecho, el creciente interés por la satisfacción del viajero se traduce en la voluntad por minimizar la denominada traveller friction, es decir, el impacto de las condiciones del viaje sobre la productividad del empleado; la atención al bleisure, o el disfrute de momentos de ocio en los viajes de negocios; el empleo de la gamificación, o uso del juego para formar y familiarizar al viajero corporativo con la política de viajes o con la tecnología, y el engagement, para involucrar al viajero en la estrategia empresarial.

Como indica Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, “en todo este ciclo, la innovación y la tecnología adquieren un protagonismo creciente, tanto en el campo del hardware y el software, con dispositivos más avanzados y aplicaciones mejor adaptadas a las necesidades de los viajeros frecuentes, como en la creación de conocimiento compartido a través de las aún incipientes redes sociales corporativas”.

Para Ludo Verheggen, director de Marketing de Amadeus España, “la tecnología está revelándose como el verdadero eje de transformación del business travel. Herramientas de autorreserva de última generación, como Amadeus cytric Travel & Expense, permiten a los travel manager gestionar de forma completa, end-to-end, el viaje corporativo. Asimismo, la intermodalidad y la explotación de los datos relevantes marcarán una nueva era en el rol, más estratégico que nunca, de los travel managers”.

Entre las conclusiones del informe de Amadeus, destacan las siguientes:

• Las empresas están obteniendo sustanciales ahorros tras analizar por qué y dónde viajan sus empleados, e involucrando a éstos en las decisiones.
• La información y la gestión del previaje cobra ahora más importancia que nunca. Gracias a la tecnología, los gestores de viajes y los viajeros pueden planificar de forma más eficiente y cómoda los desplazamientos.
• Aparecen nuevos proveedores de servicios de viaje y aumenta la necesidad de los viajeros corporativos de tener acceso integrado a un contenido que es cada vez más local y atomizado (taxis, restaurantes, servicios complementarios de las aerolíneas, economía colaborativa…). Como respuesta a esta necesidad, proliferan los agregadores de contenido de diversa naturaleza.
• El cálculo de coste end-to-end, es decir, incluyendo todos los gastos que se generan desde que el viajero sale de casa hasta que regresa, es una prioridad cada vez más clara para los travel managers.

Durante el viaje

• La intermodalidad, o utilización de varios servicios de transporte en un mismo viaje, está dando pasos decididos, y es uno de los avances que mayores repercusiones tendrá en la comodidad del viajero.
• Cada vez se considera más necesario en las empresas disponer de una política de apps, dado el aumento de los viajeros digitales e hiperconectados.
• La gestión del riesgo está evolucionando desde un modelo tradicionalmente reactivo al proactivo. La tecnología permite anticipar mejor las incidencias y minimizar de este modo los tiempos de reacción.

Después del viaje

• Las encuestas de satisfacción y las redes sociales corporativas se han convertido en importantes medios para escuchar a los viajeros y atender sus necesidades.
• Los gestores de viajes están cada vez más comprometidos con la calidad de los datos (qualitative data), ya que su correcta explotación facilita el análisis y la toma de decisiones.
• Proliferan las empresas fintech, que conjugan servicios de tecnología y finanzas para responder a algunas de las demandas de las empresas en apartados como medios de pago, control de gastos, liquidaciones, adelantos de efectivo, etc.

El rol de la empresa y el travel manager

El papel del travel manager está evolucionando hacia una responsabilidad más estratégica y menos logística, y las empresas son cada vez más conscientes de su importancia en la consecución de los objetivos corporativos.

Los gestores de viajes incorporan nuevas funciones como puede ser la gestión de las flotas de los coches de empresa o la gestión de los eventos corporativos. Incluso su denominación evoluciona en algunos casos hacia la de Mobility Manager.

Las empresas precisan de herramientas end-to-end, que minimicen el tiempo que el viajero dedica a las tareas administrativas y que, al mismo tiempo, informen con la máxima precisión del gasto asociado al viaje.

Aparecen nuevos conceptos relacionados con la satisfacción de los viajeros más frecuentes y, con ellos, nuevas responsabilidades para el travel manager: traveller friction, traveller experience, gamificación o engagement.