Existen ya algunos PMS Cloud que incluyen la opción de automatizar los cobros de una manera fácil y segura. Solo hace falta buscar en el mercado la mejor opción para vuestro hotel.
Reducir las tareas manuales es una de las obsesiones de los que actualmente se dedican a diseñar herramientas tecnológicas. También lo es para el hotelero que se plantea o ya lo ha hecho dar el salto a la digitalización de su negocio.
Una de las funcionalidades que demanda el hotelero y a la que la empresa tecnológica debe dar respuesta es precisamente la automatización en la gestión de cobros.
La pregunta es clara: ¿están dando las empresas tecnológicas respuesta a esta demanda?
La respuesta también lo es:
Algunas sí, otras todavía no.
Pero, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de automatización en un tema tan delicado cómo cobrar a un cliente?.
Para la gestión de un hotel es importante poder contar con un PMS que le permita automatizar los cobros al máximo para:
- Minimizar el impacto de las cancelaciones y los no shows.
- Hacer transparente el momento del cobro para el cliente, con el objetivo de que se sienta totalmente seguro en el proceso de la reserva y el pago.
- Evitar procesos manuales que pueden dar lugar a olvidos y errores en el momento de cobrar la cuenta a un cliente.
- Ser más rápidos, efectivos y eficaces.
- Mejorar la operativa para disponer de más tiempo para atender a los clientes.
Existen ya algunas empresas tecnológicas que están dando respuesta a este tema dotando a su PMS de desarrollos que aseguran la máxima automatización y seguridad de los pagos.
Consideramos que nuestro PMS Cloud es uno de los que más ha profundizado en este aspecto y que es, sin duda, una de las opciones más interesantes del mercado.
Automatización de las reservas en el motor
Nuestra tecnología trabaja tokenizando las tarjetas para después disparar los cobros de manera automática, según lo que se ha establecido en la política de cada tarifa.
¿Qué es la tokenización de una tarjeta?
Es un proceso que sustituye los datos sensibles de una tarjeta por un equivalente no sensible al que se le llama token y que no tiene valor.
Se codifica la información de la tarjeta con un código que no tiene información y es este valor el que se guarda, asegurando así la seguridad de que no se hará un uso fraudulento de la tarjeta.
Cobros a canales (tarjetas virtuales)
Cuando la reserva llega prepagada con tarjeta virtual (virtual card), el procedimiento es el cobro directo desde el PMS sin necesidad de pasar por datáfono; puede hacerse de manera automática, manual o en bloque lo que ahorra tiempo al hotelero.
Cobro a reservas sin garantía o con tarjetas no validadas
Debido a la PSD2 no pueden hacerse cobros a este tipo de tarjetas que no han sido autorizados previamente por el cliente.
En este caso se lanza un correo automático que solicita al cliente que garantice la reserva con tarjeta de crédito; por ejemplo, cuando llega una reserva de Booking.com a nuestro sistema, envía un email al cliente que le da acceso a la reserva donde puede introducir los datos de su tarjeta de forma segura con validación PSD2.
En este momento, se le solicita un pago en forma de garantía a importe 0€ en función de la política de la reserva y se tokeniza la tarjeta para su uso posterior dentro del PMS.
En GuestPro trabajamos con plataformas de pago nativas (Redsys) que no tienen ningún coste para el hotelero.
Cobros en recepción
A nivel de recepción, gracias a la tokenización de las tarjetas podemos ofrecer el cobro directo a huéspedes desde el PMS utilizando PIN pads en lugar de datáfonos tradicionales, lo que permite cobrar directamente al cliente sin necesidad de pedirle la tarjeta cuando llegue al hotel.
Configuración del PMS
Para automatizar todo este tipo de procesos, nuestro PMS incluye la opción de Automatización de Cobros en su apartado de Políticas.
Desde aquí pueden crearse previamente las condiciones de tarifa no reembolsable, flexible, semi flexible, los depósitos, la política de cancelación y la penalización por no show.
El sistema crea así las condiciones para cobrar automáticamente lo establecido en esta configuración evitando procesos de cobro manuales.
Este tipo de configuraciones también pueden cambiarse fácilmente desde el panel de control, con lo que el hotel puede adaptar sus políticas de cancelación de una manera sencilla y rápida.
GuestPro es uno de los actuales PMS Cloud que más ha avanzado en la opción de automatización de la gestión de cobros, su tecnología para hoteleros visionarios acompaña a los que no dudan en dar el salto hacia la digitalización con una herramienta que está revolucionando el mercado de la tecnología hotelera.
Jordina es una profesional de la comunicación que combina su formación periodística con las nuevas tecnologías. Lleva más de 20 años dedicándose a entornos digitales y al marketing online. Actualmente, se ha sumado al equipo de GuestPro como directora de comunicación y branded content para explicar porqué la tecnología es el aliado perfecto para el sector hotelero.
