En la actualidad, los apartamentos y viviendas de uso turístico son una opción de alojamiento alternativa tan asentada como los establecimientos hoteleros. Este auge se ha debido a la flexibilidad y comodidad que ofrecen a los viajeros, así como a la posibilidad de vivir una experiencia más íntima y personalizada. Sin embargo, para que un alojamiento turístico sea rentable y satisfaga las expectativas de los clientes, es fundamental una gestión eficiente y profesionalizada.

La gestión de apartamentos turísticos puede plantearse como un desafío, puesto que lo que hace muchos años nació como una actividad de economía colaborativa, en la actualidad es una actividad profesional y regida por normativa legal. Para gestionar alojamientos turísticos correctamente, no solo vale con mantener la vivienda en perfectas condiciones, sino también atender a los huéspedes, gestionar las reservas y asegurarse de cumplir con toda la regulación vigente, entre otros aspectos. Pero no te preocupes, en este artículo te proporcionaremos todas las claves para gestionar de manera efectiva tus apartamentos turísticos.

Básicos para una gestión eficaz de tu alojamiento vacacional

La gestión de viviendas vacacionales es un proceso multitarea que requiere una atención meticulosa a cada detalle para garantizar el éxito. Aquí te presentamos una serie de pasos esenciales para una gestión óptima:

1. Licencias y regulaciones

El primer paso para gestionar apartamentos turísticos es asegurarte de que tienes todas las licencias necesarias y que cumples con las exigencias de tu Comunidad Autónoma o municipio. Esto incluye obtener permisos para el ejercicio de la actividad, cumplir con las normas de seguridad y salud, y adherirse a la normativa local de tu Comunidad Autónoma

Además, es fundamental mantenerse al día con las leyes y regulaciones cambiantes para evitar multas y sanciones. Esto puede suponer la contratación de un abogado, gestor o consultor especializado en leyes de propiedad y turismo.

2. Conocimiento del mercado

Conocer y entender el mercado del alquiler vacacional es imprescindible para sobrevivir y tener éxito con tus alojamientos turísticos. Esto implica investigar las tendencias actuales, como las tasas de ocupación, la estacionalidad, los precios de tus competidores directos, así como conocer las expectativas y preferencias de tus potenciales huéspedes.

Estar al día en las tendencias del mercado es básico y por ello, en los últimos años ha habido un boom del uso de herramientas para el cálculo de precios y de estadísticas dentro del sector del alquiler vacacional, aspecto que antaño se asociaba únicamente al sector hotelero tradicional.

3. Marketing y Publicidad

Una estrategia de marketing sólida es esencial para atraer huéspedes a tus viviendas turísticas. Esta estrategia comienza por hacer uso de las agencias de reserva online o portales y sacarles partido a sus programas de posicionamiento, también puede incluir la creación de un sitio web atractivo o el mantenimiento de una presencia activa en las redes sociales.

Además, considera establecer colaboraciones con otros agentes locales para aumentar tu visibilidad y atraer a más huéspedes. También puedes considerar la publicidad en medios locales o en publicaciones de la industria turística.

4. Fotografías y descripciones atractivas

Las primeras impresiones son las que cuentan, al menos en lo que respecta a escoger un alojamiento para irse unos días fuera de casa. Por eso, debes asegurarte de presentar tus apartamentos con sus mejores galas.

Que la imagen que transmitan tus alojamientos sea atractiva, no solo te beneficiará a la hora de ser preferencia para tus potenciales clientes, sino que los algoritmos de las plataformas online, detectan esta característica y puedes llegar a obtener mayor visibilidad. Puede merecerte la pena contratar a un fotógrafo profesional para tomar fotos de alta calidad de tus propiedades y redactar descripciones atractivas que resalten las características únicas de tus alojamientos. Algunos software, como AvaiBook de idealista, contemplan herramientas de Inteligencia Artificial para facilitar esta labor.

Recuerda, tus fotos y descripciones deben reflejar en cantidad y calidad lo que los huéspedes pueden esperar al alojarse en tus apartamentos. Evita exagerar o tergiversar las características de tus propiedades, ya que esto puede llevar a críticas negativas y dañar tu reputación.

5. Mantenimiento y limpieza

Uno de los aspectos que más valoran los viajeros cuando escriben sus reseñas sobre sus experiencias en un alojamiento, es la de la limpieza. Además de que, por normativa legal, los alojamientos vacacionales han de incluir la limpieza del alojamiento, es interesante que facilites opciones de limpieza adicional, lavandería o cambio periódico de lencería durante las estancias.

Un alojamiento limpio y bien mantenido es fundamental para la satisfacción del huésped. Por lo tanto, debes establecer un programa regular de limpieza y mantenimiento para cada propiedad. Esto puede implicar la contratación de un equipo de limpieza y mantenimiento profesional y la realización de inspecciones regulares para detectar y solucionar incidencias antes de que se conviertan en problemas mayores.

6. Tecnología de gestión

La tecnología puede ser tu mejor aliada en la gestión de alojamientos turísticos. Un software de gestión de propiedades te ayuda a ahorrar muchísimo tiempo para organizar reservas, anuncios y precios, a gestionar la disponibilidad de tus propiedades y a llevar un registro financiero ordenado.

Muchas de estas herramientas ofrecen funcionalidades adicionales, como la gestión de relaciones con los clientes y el análisis de datos, que ayudan a mejorar tu negocio y aumentar tus ingresos.

7. Comunicación clara con los huéspedes

La atención personalizada y cuidada es algo que a muchos huéspedes les preocupa, tanto al realizar su reserva, como especialmente durante su estancia. Por normativa, ya se contempla que exista un número de atención a los huéspedes que permita atender cualquier tipo de consulta o incidencia, pero del mismo modo, es muy recomendable que se facilite un listado de actividades típicas de la zona y teléfonos de interés, aspecto que repercute, no solo en la tranquilidad de huésped y anfitrión, sino que, a nivel de imagen, también beneficiará cara a futuras reseñas.

Del mismo modo, facilitar la comunicación a nivel personal y transmitir correctamente las normas del alojamiento, beneficiará a ambas partes para cumplir con los requisitos de comportamiento, civismo y buenas prácticas.

8. Optimización de precios

La optimización de precios es una obligación en una estrategia óptima de la gestión del alquiler vacacional. Esto implica considerar un estudio periódico de los precios basados en aspectos como el entorno, la antelación de la reserva, el nivel de demanda o las tarifas de tus competidores.

Además, puedes considerar la implementación de estrategias de precios dinámicos, que ajustan los precios automáticamente en función de los aspectos clave del mercado. Este tipo de tácticas, ayudan a optimizar la ocupación y los ingresos de tus alojamientos vacacionales.

9. Recolección y análisis de opiniones de los huéspedes

Las opiniones de tus huéspedes son una herramienta con la que has de jugar para incrementar el valor, tanto simbólico como económico, de tu negocio. Esto implica solicitar una valoración de su estancia a tus huéspedes, que te permita estudiar los aspectos mejor valorados, así como mejorar aquellos a tener en cuenta y aprovecharlo en tu beneficio.

Las opiniones y reseñas pueden ser una poderosa herramienta de marketing. Considera la posibilidad de destacar las críticas positivas en tu sitio web y en tus materiales de marketing para atraer a más huéspedes.

10. Formación continua

Un equipo bien capacitado es esencial para proporcionar un servicio de alta calidad. Esto implica proporcionar formación regular a tu personal en áreas como el servicio al cliente, la limpieza y el mantenimiento, y las políticas y procedimientos de tu negocio.

Además, debes asegurarte de que tu equipo comprende y comparte tu visión y tus valores, ya que esto puede tener un impacto significativo en la calidad del servicio que proporcionan.

11. Asociaciones Locales

También en el sector del alquiler vacacional, existen numerosas Asociaciones para gestores y propietarios de alquiler vacacional que persiguen proteger, mejorar y promocionar el turismo vacacional de cada Comunidad Autónoma, provincia y municipio. Estas asociaciones incluyen servicios jurídicos y asesoramiento continuo y son muy beneficiosas para mantener al día a sus asociados, a profesionalizar al sector y a generar oportunidades, fomentando el prestigio y la calidad de las viviendas y alojamientos turísticos.

Colaborar con negocios locales y oficinas de turismo puede ser una excelente manera de enriquecer la experiencia de tus huéspedes y aumentar la visibilidad de tus apartamentos. Esto puede implicar la creación de paquetes turísticos con atracciones locales, la promoción de eventos y festivales locales, y la participación en iniciativas de la comunidad.

Errores comunes en la gestión del alquiler vacacional

Como hemos ido viendo, la gestión de viviendas turísticas no está exenta de procesos y normas como las de cualquier otro negocio. Si bien es un sector abierto a particulares, que pueden beneficiarse de unos ingresos adicionales sin tener que constituirse como empresa o sociedad, hay prácticas, que tal vez por desconocimiento, no son nada recomendables y que no hacen sino desfavorecer la confianza y credibilidad del sector.

Alquilar sin licencias

Esta práctica está penada con multas de hasta 60.000€, llevar a cabo la actividad del alquiler vacacional sin licencias no solo perjudica al sector, sino que el gestor o propietario puede verse afectado no solo con una sanción sino con la inhabilitación para llevar a cabo esta actividad a futuro.

Fotos y descripciones engañosas

Las fotos y descripciones engañosas pueden generar expectativas falsas y dañar la reputación del negocio. Además, es más habitual que un huésped dedique tiempo a escribir una opinión negativa, que positiva. Hay que tener mucho cuidado puesto que la reputación es un elemento clave en el éxito de un negocio.

Estrategia de precios inapropiada

Los precios de los alquileres vacacionales ya no se basan en temporada alta y baja, existen multitud de condicionantes que influyen en que los precios suban o bajen a lo largo de un periodo, una mala planificación de precios conlleva una pérdida de beneficios.

Poca visibilidad y presencia en el sector

Ignorar el marketing online puede resultar en baja visibilidad y menos reservas. Es importante utilizar plataformas de reservas online y redes sociales para promocionar los alojamientos.

Falta de tecnología en la gestión

No utilizar un software de gestión puede llevar a errores como el overbooking o a no poder abarcar aspectos importantes para el negocio por falta de tiempo, en el siglo XXI, es importante utilizar la tecnología para controlar las tareas asociadas al negocio.

Ignorar las reseñas y opiniones de los huéspedes

Ignorar las críticas y no responder a las reseñas puede dañar la reputación del negocio. Es importante tomarse en serio las opiniones de los huéspedes y trabajar en mejorar las debilidades.

La importancia de la digitalización en la gestión del alquiler vacacional

Muchos usuarios temen dar el paso a la digitalización por asociar dicho concepto a complicadas herramientas que requieren de conocimientos de programación, la realidad es que la tecnología en el ámbito del alquiler vacacional se ha vuelto un imperativo estratégico, no solo para optimizar la eficiencia del negocio, sino también para potenciar la visibilidad online y maximizar los ingresos.

Algunas de las herramientas más utilizadas y necesarias para una correcta gestión de alquiler vacacional son:

• Los channel manager: que permiten una gestión centralizada y automatizada de los canales de distribución, lo que se traduce en un incremento potencial de reservas de hasta un 40%, mejorando así la ocupación y rentabilidad de las propiedades.
• Herramientas de precios dinámicos: las herramientas de «Smart pricing», desempeñan un papel fundamental en la estrategia de revenue management, pudiendo generar un aumento de ingresos del 20-25% mediante el ajuste inteligente y en tiempo real de los precios en función de la demanda del mercado, la temporada y otros factores.
• Sistema de Gestión de Propiedades (PMS): los PMS centralizan la gestión de clientes y tareas operativas, ofreciendo una serie de herramientas que automatizan procesos sencillos y necesarios pero que roban una valiosa cantidad de tiempo a los gestores. Garantizan que se pueden llevar a cabo tareas tan sencillas como enviar emails o cumplir con normativa como registrar a los viajeros.
• Página web o motor de reservas: fomentar la reserva directa es una pieza clave no solo para la digitalización sino para fomentar la marca y aumentar los beneficios. La página web actúa como un escaparate digital, aumentando la visibilidad y atrayendo reservas directas.

En 2023, la transición hacia la digitalización es aún más accesible gracias a iniciativas como el Kit Digital, un programa de subvenciones destinado a apoyar a las pequeñas y medianas empresas en su proceso de transformación digital. Este tipo de ayudas financieras facilita la adopción de nuevas tecnologías y herramientas digitales, permitiendo a los propietarios y gestores de alquiler vacacional optimizar sus operaciones, mejorar la experiencia del cliente y, en última instancia, incrementar su rentabilidad. Integrar estas soluciones digitales se ha convertido en una estrategia esencial para destacar en un mercado cada vez más competitivo y asegurar el éxito a largo plazo del negocio del alquiler vacacional.

Puesta en marcha

Una vez se conocen las buenas prácticas, obligaciones y necesidades para llevar a cabo una gestión del alquiler vacacional eficiente, así como los errores típicos en los que no hay que caer, diremos que el sector del alquiler vacacional es un sector muy atractivo cuyo consumidor principal son las familias. Cada año, se incrementa la demanda de este tipo de servicio alojativo y estar al día y conocer tanto los requisitos como las tendencias, es imprescindible para que cada vez sea un sector más fortalecido y con más agentes queriendo formar parte de él.

Como casi todas las ramas del sector turístico, el alquiler vacacional es una opción muy dinámica que requiere de profesionales que afronten sus desafíos y sepan aprovechar sus oportunidades con toda la información existente.