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Elegir un software puede resultar complejo para un establecimiento o un grupo hotelero debido a la multitud de programas necesarios en el ecosistema, las preocupaciones relacionadas con la seguridad de los datos de los clientes, las inversiones requeridas y los desafíos relacionados con la aceptación por parte de los equipos.
LoungeUp by D-EDGE ha preparado una checklist que incluye 5 puntos clave para ayudar a los establecimientos a seleccionar un software hotelero. Es especialmente útil durante las reuniones con posibles proveedores de software, ya que garantiza que la solución elegida sea adecuada, segura, estable y completa, optimizando así la inversión. Esta checklist puede utilizarse para la búsqueda de cualquier tipo de software, PMS, CRM, RMS, etc.
Te resumimos a continuación los 5 grandes temas que encontrarás en la checklist:
1. FUNCIONALIDADES DE LA SOLUCIÓN
Es fundamental comprender las funcionalidades de un software y asegurarse de que satisface las necesidades. Antes de reunirse con un potencial proveedor, enumerar las necesidades permite clarificar el enfoque y expectativas respecto a la solución buscada.
Por ejemplo, el deseo de aumentar la cesta media de los clientes, la necesidad de agilizar el proceso de check-in, el acceso a distancia a los informes del hotel, entre otros. Los software evaluados a menudo ofrecen funcionalidades adicionales. Si los requisitos mínimos están cubiertos, estos extras pueden orientar la elección. En una industria en constante evolución, es esencial asegurarse de que el software elegido sigue una dinámica de innovación para evitar la obsolescencia.
- ¿Cuáles son mis necesidades y cuáles de ellas cubre la solución?
- ¿Se pueden realizar modificaciones en la configuración por nuestra cuenta?
- ¿Con qué frecuencia se realizan las actualizaciones? ¿Son automáticas? ¿Hay cargos adicionales?
- …
Ver todas las preguntas clave sobre las funcionalidades.
2. ERGONOMÍA Y CONECTIVIDAD DE LA SOLUCIÓN
Otro aspecto crucial es la ergonomía de la solución. Debe ser fácil de usar en el día a día para evitar que se convierta en una carga y garantizar su adopción por parte del equipo. La falta de adhesión y de implicación de los equipos es una de las principales causas de fracaso de cualquier proyecto de implementación de una solución. Pide ver la interfaz y prueba algunas funcionalidades básicas para evaluar su funcionamiento.
Un segundo punto importante es la compatibilidad con otros programas. El software que elijas deberá comunicarse con otras soluciones ya instaladas o futuras, ya que ningún software puede hacerlo todo por sí solo.
- ¿La interfaz es intuitiva? ¿Un principiante puede utilizarla fácilmente?
- ¿Cómo se accede al software? ¿Es necesario instalarlo en un ordenador o está disponible a través de un navegador?
- ¿La solución es compatible con otros software existentes? ¿Con cuáles?
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Ver todas las preguntas clave sobre la ergonomía y la conectividad.
3. LONGEVIDAD Y REPUTACIÓN DE LA EMPRESA
La elección de un software, especialmente para sistemas a largo plazo como un PMS o un CRM, requiere una evaluación minuciosa de la salud financiera de la empresa. Esto evita los riesgos relacionados con una posible desaparición de la compañía y el abandono del software. No hay que dejarse deslumbrar por las campañas de recaudación de fondos, que no garantizan la sostenibilidad.
Las reseñas de los clientes son útiles para comprender el uso real de una solución y completar la información proporcionada por el proveedor. Hablar con hoteleros que ya utilizan el software en establecimientos similares también permite evaluar la calidad de la herramienta y de la asistencia al cliente.
- ¿Cuántos establecimientos ya utilizan esta solución?
- ¿Cuál es el índice de satisfacción de los usuarios actuales?
- ¿Existen opiniones de clientes en línea (Google, Twitter, plataformas de opiniones, etc.)?
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Ver todas las preguntas clave sobre la longevidad y reputación.
4. ASESORAMIENTO Y ASISTENCIA AL CLIENTE
Disponer de asistencia directa gratuita por teléfono, correo electrónico y chat en su propio idioma es una ventaja considerable. La asistencia al cliente de un software debería incluir una base de conocimientos con artículos que aborden preguntas frecuentes y problemas habituales. Es crucial diferenciar entre el equipo de asistencia al cliente, encargado de gestionar los problemas técnicos, y los account managers, gestores de cuentas o asesores, quienes garantizan un seguimiento personalizado del uso de la solución para maximizar sus beneficios.
- ¿La solución cuenta con un equipo de asistencia al cliente?
- ¿Cuáles son los horarios de disponibilidad (7/7, 24/24, horario de oficina)?
- ¿Cuáles son los medios de contacto para comunicarse con la asistencia al cliente? ¿Está disponible en mi idioma?
- …
Ver todas las preguntas clave sobre el asesoramiento y la asistencia al cliente.
5. SEGURIDAD Y CONFORMIDAD
Desde la implementación del RGPD el 25 de mayo de 2018, el cumplimiento de la seguridad de los datos es crucial para los establecimientos hoteleros. La protección de la información de los clientes es una prioridad absoluta. Por lo tanto, optar por una solución que asegure el cumplimiento normativo es esencial. La empresa debería realizar pruebas de penetración, conocidas como «penetration tests» o «pentest», realizadas por expertos en seguridad informática. Estas pruebas permiten detectar y corregir activamente las vulnerabilidades de la plataforma.
- ¿La solución cumple con las normativas y regulaciones vigentes (NF 525, PCI DSS, RGPD…)?
- ¿Qué medidas de seguridad se han implementado para proteger el acceso a la plataforma: gestión de credenciales personales, autenticación multifactor (2FA), gestión de superadministradores de usuarios, etc.?
- ¿Soy propietario al 100% de los datos de los clientes?
- …
Ver todas las preguntas clave sobre la seguridad y la conformidad.
Descárgate nuestra checklist en formato PDF para utilizarla con potenciales proveedores de tecnología, y así poder hacerles las preguntas adecuadas. Te ayudará a examinar detalladamente los aspectos esenciales al elegir una solución.
