Miles de empresas han optado por reducir sus grandes espacios de oficina en favor del trabajo remoto. Sin embargo, la construcción de equipos resulta difícil a través de Zoom, por lo que muchas compañías están organizando reuniones presenciales periódicas para reunir a sus empleados. Este cambio ha llevado a un número creciente de gestores de viajes y hoteles a reinventar sus ofertas para adaptarse a esta nueva modalidad de viajes de negocios.

Una de las empresas que se ha adaptado a esta tendencia es Reed & Mackay. Esta firma de gestión de viajes con 62 años de experiencia ha duplicado recientemente su personal en el área de reuniones y eventos para atender la creciente demanda de eventos internos fuera de las oficinas.

DeAnne Dale, quien supervisa las ventas para Norteamérica en Reed & Mackay, con sede en el Reino Unido, explicó que este aumento en la demanda no solo ha impulsado los ingresos de la empresa, sino que también ha llevado a la contratación de más personal a nivel global y a la adquisición de tres nuevas compañías especializadas en reuniones y eventos. Los clientes están duplicando o triplicando el número de reuniones que organizan anualmente, reorganizando sus operaciones en función de las nuevas tendencias, según Dale.

Fusión de viajes de negocios y reuniones

Tradicionalmente, los viajes de negocios solían ser gestionados por un responsable de viajes en el departamento de recursos humanos, mientras que las reuniones y eventos eran organizados por asistentes administrativos. Esto generaba oportunidades de sinergia y ahorros que a menudo se pasaban por alto.

Según Tim Wagner, vicepresidente senior de servicios de consultoría en la plataforma tecnológica de gestión de viajes HRS, al agrupar todos los viajes y reuniones, las empresas pueden obtener mejores tarifas para los viajes de negocios generales y lograr ahorros de entre el 15% y el 20% en las reuniones. Las empresas obtienen precios más competitivos gracias a la escala, y los proveedores de viajes reciben más negocio.

Grant Caplan, presidente de la consultora de viajes Procurigence, compartió un ejemplo ilustrativo. Un cliente suyo reservó 8,000 habitaciones en un solo hotel durante un año, pero las reuniones de la empresa no fueron incluidas en las negociaciones. Al regresar al hotel para incluir las reuniones en el acuerdo, el hotel estuvo dispuesto a ajustar su oferta debido a la magnitud del negocio.

Dale espera que los viajes de negocios regulares se mantengan en aproximadamente el 80% de los niveles previos a la pandemia, mientras que la demanda de reuniones se mantendrá fuerte. Las grandes reuniones, eventos, viajes de incentivos y conferencias para socios han duplicado su volumen.

Un informe reciente de Skift Research sobre el estado de los viajes indicó que la industria de reuniones está en camino de un crecimiento sólido hasta 2032.

La respuesta de los hoteles

Los hoteleros no han tardado en notar esta tendencia. Con menos interacciones diarias entre empleados, las empresas buscan realizar más retiros, reuniones fuera de la oficina y encuentros de equipo. Frank Passanante, vicepresidente senior de Hilton, afirmó en julio que han observado un aumento significativo en este tipo de reuniones y eventos pequeños.

Para apoyar este crecimiento, Hilton ha implementado innovaciones, facilitando la reserva de bloques de habitaciones y espacios para reuniones en línea, ofreciendo paquetes personalizados en tiempo real. Christopher Nassetta, CEO de Hilton, comentó en una reciente llamada de ganancias que, aunque los viajes de negocios serán «un poco más altos», se espera que los encuentros y eventos sean «muy, muy fuertes».

Algunos grupos hoteleros han dado prioridad a la simplificación de la experiencia de reuniones para los posibles clientes. Sonesta y Drury Hotels han modificado la forma en que sus equipos de ventas operan, proporcionando a los clientes un único punto de contacto que pueda atender las demandas cambiantes de los viajes de negocios, lo cual es muy valorado por los clientes.

Brian Macaluso, vicepresidente de ventas globales en Sonesta Hotels, explicó que, en lugar de enfocarse solo en los viajes de negocios corporativos, ahora sus equipos actúan como un punto de contacto único para los viajes corporativos y grupales, lo que facilita mucho las cosas para los clientes.

Por su parte, Drury, una cadena hotelera de propiedad y operación familiar, reorganizó su equipo de ventas tras la pandemia, alejándose del formato tradicional de gerentes y ejecutivos de ventas a cargo de clústeres de hoteles, hacia un equipo nacional más pequeño que supervisa las ventas en general. Cassie Peppenhorst, directora de ventas de la cadena, comentó que este cambio les ha permitido tener «más visibilidad sobre el gasto total de sus clientes en diferentes tipos de viajes», lo que en ocasiones facilita negociaciones más favorables. Al final del día, «todos ganan», afirmó Peppenhorst.

Esta reconfiguración del sector hotelero para adaptarse a la creciente demanda de reuniones y eventos pequeños subraya la importancia de entender y anticiparse a las necesidades cambiantes de los clientes corporativos en un mundo cada vez más flexible y remoto.

Información original en Skift.