Este es un contenido elaborado por Sandra Cuspinera y Patricia Jiménez, Revenue Managers en HotelsDot.

Muchos son los directores o gestores de establecimientos turísticos que a lo largo de todo este periodo de baja demanda están analizando la posibilidad de digitalizar sus alojamientos o, en su defecto, valorando otras alternativas con respecto a las herramientas tecnológicas de las que ya disponen.

Las razones son fundamentalmente tres: baja satisfacción con el rendimiento de los software con los que trabajan, optimización de los procesos una vez iniciada la recuperación y/o reducción de costes.

Adicionalmente, podríamos hablar de una cuarta razón y es que no podemos obviar el hecho de que, a día de hoy, se ha incrementado nuestra disponibilidad tanto para evaluar las diferentes posibilidades que ofrece el mercado, como para comenzar un proceso de implementación no exento de ciertas dificultades.

En este sentido, y si hacemos referencia al PMS, Booking Engine (motor de reservas) y Channel Manager, en HotelsDot sabemos que su implementación supone una importante inversión de tiempo derivada, por un lado, de la formación necesaria para su uso y, por otro, de la configuración inicial, algo que no nos exime de nuestras tareas diarias y que en la época pre-covid era impensable.

En todo caso y para implementar estas tres herramientas debemos tener en cuenta que podemos hacerlo de dos formas diferentes: (1) contratarlas a través de un sistema integrado (misma empresa) o (2) contratarlas con empresas distintas.

Contratación de un sistema integrado

Si escoges contratar todas las herramientas en un mismo sistema es cierto que te ahorrarás tiempo de formación, tiempo en la configuración y, seguramente, conseguirás un precio más económico.

Pero, por el contrario, es posible que alguna de estas herramientas no se ajuste a tus necesidades, no sea lo suficientemente potente y pierdas funcionalidades o, simplemente, no convierta tanto como podría ser el caso del motor de reservas.

Además, es muy habitual que la decisión se tome en base a las funcionalidades operativas y de gestión del PMS a nivel de recepción, reservas y facturación, sin tener en cuenta los objetivos de comercialización por lo que, a priori, lo que podría parecer un ahorro en el coste de compra, se convierte en una pérdida de ingresos porque generas menos ventas o pierdes venta directa.

Contratación de las herramientas con diferentes empresas

Por su parte, si lo que decides es contratar por separado las herramientas, podrás elegir aquellas que mejor se ajusten a tus necesidades o las mejores y más potentes del mercado en cada campo. Pero también estarás obligado a conectarlas e integrarlas entre sí, lo que complica  aún más la configuración inicial y la formación.

¿Cuál es la mejor opción?

La realidad es que ambas opciones pueden ser buenas en función de muchas variables, tales como:

• Tipo de establecimiento y servicios.
• Nivel de tarifas, planes de tarifas, pensiones, nivel de promociones, paquetes, etc.
• Estrategia en la venta directa, inversión en marketing digital, campañas de fidelización, etc.
• Sistemas integrados de Revenue Management, Contabilidad, etc.

Aun así, y como entendemos que cualquier director o gestor de alojamiento conoce las necesidades de recepción, reservas y facturación, a continuación os comentamos las funciones imprescindibles que tienen que tener tanto el motor, como el channel, como el PMS en base al Revenue Management y al Marketing Digital:

Puntos a tener en cuenta en la elección de un motor de reservas

1. Combinación de tarifas y que esta combinación ofrezca la política más restrictiva.
2. Posibilidad de crear políticas de cancelación distintas para un mismo rate plan y/o para distintos periodos.
3. Poder crear promociones con condiciones especiales de cancelación, estancias mínimas, release, y cierres de fechas importantes.
4. Posibilidad de acumular o no las promociones que nos interesen y poderle imputar un orden de aplicación. Por ejemplo: una disparidad lineal acumulable a todas las promociones, pero que el resto de promociones no se acumulen entre sí.
5. Promociones opacas mediante el uso de un código.
6. Creación de paquetes
7. Posibilidad de crear una tienda online con experiencias donde se emitan bonos regalo y el cliente final pueda escoger sus fechas.
8. Posibilidad de añadir extras al final del carrito por persona, por día, por estancia, con inventario limitado y por periodos. Y si es por estancia posibilidad de asignarle una fecha, incluso una franja horaria.
9. Motor conjunto para gestionar varias propiedades.
10. Mostrar fechas alternativas en caso de no disponibilidad o indicar si la reserva no es posible porque existe una restricción de estancia mínima.
11. Otras opciones de ocupación en caso de que la opción elegida inicialmente esté agotada (ejemplo: Triple agotada. Ofrecer 1 Doble y una Doble uso individual)
12. Posibilidad de crear y exportar una base de datos con clientes que hayan dado su consentimiento para recibir newsletter, promociones, etc.
13. Integración con metabuscadores sobre todo que esté certificado por google para poder estar presentes en Google Hotel Ads.
14. 100% Responsive.
15. Cobros tokenizados y con sistema antifraude.

Puntos a tener en cuenta en la elección de un channel manager

1. Posibilidad de tener varias habitaciones/tarifas maestras, de las cuales colgaran distintos suplementos o descuentos.
2. Posibilidad de vincular un descuento o suplemento a una habitación/tarifa que no sea maestra.
3. Posibilidad de aplicar varias fórmulas al vincular habitaciones/tarifas entre sí. Por ejemplo: quiero restar primero un -10% para el descuento NR y después sumarle 20€ de desayuno, para no aplicar el descuento de NR sobre el precio del desayuno.
4. Posibilidad de sobreescribir esas fórmulas de descuento/suplemento en periodos concretos. Por ejemplo: Sumar una MP distinta la  noche de fin de año.
5. Las habitaciones/tarifas deben poder gestionarse de forma independiente en cuanto a cierres y restricciones (estancia mínima, cierres…).
6. Poder asignar reglas/acciones para periodos determinados: cierres en fechas de reformas, cierres de rate plans porque no ofrecemos cenas en invierno, cierre de canales por disparidades o impagos… Estos cierres pueden realizarse automáticamente una vez vendamos “x” habitaciones, cuando nos queden disponibles “x” habitaciones, o simplemente siempre. Posibilidad de aplicar un release a estas reglas y que estos cierres se apliquen sólo si quedan más de “x” días por delante. Estas reglas deben de aplicar por encima de cualquier otra acción que hagamos (para que desde recepción no puedan abrir ventas accidentalmente 1 días que habíamos tenido cerrado y que ahora tenemos cancelaciones y vuelve a estar a la venta).
7. Posibilidad de hacer cambios masivos.
8. Multiplicador por canal de venta. Para poder crear una disparidad expresamente (lo utilizamos especialmente para hacer «falsas promociones» en un canal y obtener así el destacado sin necesidad de aplicar un descuento real).
9. Panel principal de precios y disponibilidad fácil e intuitivo para que sin previa formación cualquier recepcionista pueda utilizarlo.
10. Cierres por niveles (total hotel, rateplans y habitaciones) Estos cierres deben de ser visibles desde panel principal de precios y disponibilidad.
11. Poder crear diferentes suplementos por días de la semana.
12. Conocer el tipo de conectividad de cada canal y su tiempo de envío de la información. Recibir notificaciones si algún envío o conexión no ha funcionado.

Puntos a tener en cuenta en la elección de un PMS

1. Posibilidad de crear segmentos de mercado para su futuro análisis.
2. Informes de Revenue:

• ADR diario en sólo alojamiento (tiene que poder desglosar automáticamente las pensiones, tasas u otros extras)
• Posibilidad de mostrar ADR neto (Sin comisión)
• Informe por nacionalidades y por canales.
• Informe de materialización de cada tipología de habitación.

3. API para poder integrar con sistemas de Revenue Management. Envío de reservas con tarifas diarias en sólo alojamiento, y envío de inventario diario (bloqueadas, in house…)
4. Integración con empresas de cobro homologadas con la normativa PSD2. Doble autenticación.
5. Check in y Check out online, gestión de llaves digitales, etc.Tecnología para la gestión del cliente sin contacto físico.