Las empresas se encuentran con una creciente diversidad de fuentes de información sobre sus viajes, desde la agencia, hasta los medios de pago o los consolidadores hoteleros. La clave para mejorar su gestión está en las herramientas que automatizan e integran los datos, cada vez con mayor implantación, según las conclusiones de las jornadas sobre digitalización celebradas en Madrid y Barcelona por Forum Business Travel.

La entrada en juego de nuevos proveedores para los viajes de negocios, como las plataformas de gestión de taxis, los consolidadores hoteleros, la tramitación de visados o la administración de parkings, obliga a las empresas a procesar más datos sobre los desplazamientos de sus empleados. Muchas de ellas están optando por la implantación de soluciones automatizadas que permiten dedicar más tiempo al análisis y la toma de decisiones.

“Se estima que sin una herramienta adecuada, los gestores de viajes pueden emplear el 80% de su tiempo en meter y procesar datos y el 20% en interpretarlos para mejorar la gestión y conseguir ahorros. Se trata de invertir estos términos y dedicar el menor tiempo posible a tareas puramente mecánicas”, apunta Jesús Cristóbal, director de Ventas de Sand / Qlik Luminary.

La realidad es que el sistema más extendido para esta función es la hoja de Excel que, a pesar de ser una aplicación muy potente, no puede responder a los retos que el llamado Big Data presenta tanto a los proveedores como a los consumidores de viajes corporativos. En este sentido el futuro está en la implantación de cuadros de mandos. “Lo que no se mide no se puede mejorar”, recuerda el experto en Travel Management Agustín Casado.

Como explica Raquel Vaquero, travel manager de Gestamp, “todos los datos son iguales si no les damos un tratamiento adecuado”. Las herramientas de cuadro de mandos consolidan información de fuentes diversas, tanto internas como externas, proporcionan mayor visibilidad a los KPIs (Key Performance Indicators), unos indicadores de rendimiento esenciales para los departamentos de Compras y, desde luego, facilitan la definición de la estrategia en el área de viajes.

Según Vaquero, el tratamiento integral de los datos “tiene que involucrar a todos los departamentos de la empresa que tengan alguna relación con los viajes”. La travel manager de Gestamp recomienda además “establecer una escala de objetivos y un seguimiento periódico”. Si se dan estas condiciones, el cuadro de mandos puede ser un instrumento muy útil para la negociación con los proveedores.

Como complemento a los ponentes, los grupos de trabajo reunidos por Forum Business Travel en Madrid y Barcelona, con la participación de más de un centenar de gestores de viaje, han analizado el futuro de la digitalización haciendo hincapié en la necesaria calidad de los datos, más que en la cantidad, en la homogeneización de formatos para favorecer la integración y en la formación de los empleados.