El coste diario total por asistente de las reuniones y eventos ha crecido en 2017 en todo el mundo y se espera que continúe haciéndolo el próximo año según el Informe de tendencias futuras en materia de reuniones y eventos 2018.

Publicado por CWT Meetings & Events (CWT M&E), una división de la empresa de gestión de viajes global Carlson Wagonlit Travel, el estudio muestra las diferencias regionales y las previsiones en materia de costes, así como las últimas tendencias de la industria y los destinos más populares.

“Los costes de las reuniones y eventos están aumentando a nivel mundial en los mercados clave”, declaró Cindy Fisher, vicepresidenta sénior y máxima responsable global de CWT M&E. “Con un incremento previsto del 3,7 % de las tarifas hoteleras y del 3,5 % de las aéreas para el año que viene, es probable que la tendencia alcista se mantenga”, añadió.

Esto tendrá un impacto significativo en algunos de los principales destinos como Londres, Sao Paulo y Río de Janeiro. Además, el próximo año, ciertos espacios populares podrían experimentar caídas en dichas ciudades.

En lo que a la capacidad de la industria aérea global respecta, se prevén crecimientos en torno al 7 % en 2017 y al 6 % en 2018. La segmentación de las tarifas aéreas está ampliando el interés por parte de los viajeros, que pueden adquirir desde tarifas básicas y restringidas en turista a distintas tarifas mejoradas con opciones de servicio específicas. En el apartado hotelero, la presión que ejercen los proveedores sobre los responsables de compras para que estos opten por precios dinámicos en lugar de por tarifas fijas negociadas es creciente.

Tendencias y consejos para mejorar las reuniones y eventos en 2018

Yendo más allá de las estadísticas y centrándose en las raíces de lo que implica celebrar una reunión o evento, el informe también explora las últimas tendencias de la industria y ofrece distintas recomendaciones. Las cinco principales son:

1. Enfocarse en el porqué. Establecer objetivos claros desde el principio y utilizarlos para definir el presupuesto. Poner mayor énfasis en la implicación de los asistentes y realizar mediciones de la misma.
2. Presupuesto. Empezar siempre por el valor que puede generar la reunión o evento. Un ROI claro y visible es clave para una inversión continuada y para lograr el éxito de las reuniones.
3. Experiencia de los asistentes. Simplificar el proceso tanto como sea posible.
4. Tecnología. Utilizar la tecnología para facilitar la conversación y crear experiencias personalizadas y sencillas para los asistentes.
5. Seguridad y prevención. Planificar teniendo en cuenta la cantidad de riesgo –físico y cibernético– para cada situación y no importunar a los asistentes.

Europa, Oriente Medio y África

El coste diario por asistente de las reuniones y eventos en Europa, Oriente Medio y África ha aumentado un 4 % este año. Si bien los costes están subiendo ligeramente, la economía de la región se está manteniendo plana, una vez tenidas en cuenta la inflación y las fluctuaciones de divisas. En términos reales, los costes de las reuniones y eventos están creciendo progresivamente, tendencia que, se espera, vaya a continuar en 2018.

Dicho esto, el Brexit podría conllevar importantes cambios en la mayor parte de Europa. Hasta la fecha, el principal impacto ha sido la llegada de más visitantes a Reino Unido debido al descenso del valor de la libra esterlina. No obstante, es muy pronto para determinar el impacto final que tendrá. Para tener una idea más clara, habrá que esperar hasta 2019, fecha en la que está previsto que el Reino Unido abandone la UE.

La presión en el suministro del mercado hotelero de Europa, Oriente Medio y África no es como en las Américas. No es un mercado de vendedores y los hoteles están desglosando los costes. Los programas con tarifas acordadas están dando paso a otros más centrados en los topes tarifarios. También se están primando las tarifas basadas en alojamiento, comida y bebida, audiovisuales, etc. en lugar de las tarifas diarias por delegado.

Según datos de Cvent, en 2017 los 10 destinos principales para la celebración de reuniones y eventos de Europa, Oriente Medio y África son:

1. Londres, Reino Unido.
2. Barcelona, España.
3. Berlín, Alemania.
4. Ámsterdam, Holanda.
5. París, Francia.
6. Madrid, España.
7. Frankfurt, Alemania.
8. Roma, Italia.
9. Múnich, Alemania.
10. Praga, República Checa.

Es imposible ignorar el peso de la seguridad y prevención a la hora de elegir espacios en Europa, Oriente Medio y África, con muchos países descartados. Tampoco hay que olvidar el impacto de los ataques terroristas en Barcelona, Berlín, Bruselas, Londres, Manchester y París, incluso si es a corto plazo.

Ante este panorama, Italia y Portugal –con sus precios razonables– están ganando popularidad. Alemania y Reino Unido siguen manteniendo la suya. Además, ciudades como Berlín, Dusseldorf, Colonia y Viena están atrayendo mayor interés.

También hay nuevos destinos emergentes, particularmente para el mercado de los incentivos. Liderados por Burdeos, Toulouse y Palma de Mallorca, están desarrollando nuevas estructuras y facilidades y cuentan con conexiones ya existentes o nuevas además de ofrecer precios bajos.

Asia Pacífico

El coste diario por asistente de las reuniones y eventos en Asia Pacífico ha aumentado un 5 % en 2017. Los precios no están sufriendo demasiados cambios en la región, ni los hoteleros, ni los aéreos, con crecimientos del 3,5 % y del 2,8 % respectivamente.

Los hoteles siguen siendo los espacios preferidos en casi toda la región, especialmente en China, en donde nuevos hoteles abren cada semana. Australia y Nueva Zelanda son un caso aparte en la región en este aspecto ya que, debido al escaso desarrollo hotelero reciente, la demanda de espacios singulares es mayor.

A pesar del siempre creciente stock hotelero en China, se espera que los precios sigan aumentando debido a la demanda proveniente tanto de los viajes de negocios como de los de ocio.

Según datos de Cvent, en 2017 los 10 destinos principales para la celebración de reuniones y eventos de Asia Pacífico son:

1. Singapur.
2. Sídney, Australia.
3. Bangkok, Tailandia.
4. Kuala Lumpur, Malasia.
5. Hong Kong.
6. Shanghái, China.
7. Melbourne, Australia.
8. Tokio, Japón.
9. Bombay, India.
10. Seúl, Corea del Sur.

En general, en Asia Pacífico la seguridad está poniendo freno al deseo de viajar de las personas ya que Indonesia, Malasia, Filipinas y Tailandia están experimentando tensiones geopolíticas. A pesar de las amenazas, el gobierno tailandés está trabajando duramente para animar a la gente a seguir visitando el país y el creciente número de visitantes muestra el poder que pueden tener las autoridades locales.

Los hoteles de China son innovadores y están ávidos por captar negocio. Existen muchos actores y muchas cadenas hoteleras. La política de utilizar únicamente hoteles locales del gobierno chino ha impulsado los precios a la baja aún más lo que, combinado con una relativa ausencia de riesgos vinculados a la seguridad, ha transformado a China en una buena ubicación para celebrar reuniones y eventos.

Singapur sigue siendo un centro popular para las reuniones debido a la abundancia de espacios relevantes y a sus excelentes conexiones aéreas. Corea del Sur y Vietnam son destinos emergentes. En Corea del sur destaca Pyeongchang, que será la sede de los Juegos Olímpicos de Invierno el próximo año.

Taiwán también está al alza, aunque los ciudadanos chinos lo tengan más difícil para viajar hasta allí ya que necesitan un permiso especial. Esta restricción hace que los precios hoteleros se mantengan estables, si bien se están abriendo nuevos hoteles, algo que suele provocar subidas.

Los costes en Tokio son más elevados que en otras partes de Japón, si bien la ciudad cuenta con excelentes conexiones. Kioto, Okinawa y Osaka están ganando popularidad, especialmente entre los habitantes de Asia Pacífico gracias a la existencia de vuelos directos.

Latinoamérica

El coste diario por asistente de las reuniones y eventos en Latinoamérica ha aumentado un 1 % en 2017. En 2018 se prevé que tanto los costes de los hoteles como los del aéreo experimenten un crecimiento nominal en toda la región con variaciones locales notables.

En lo que a hoteles se refiere, existe una tendencia en la región –especialmente en Argentina- consistente en renunciar al alojamiento de lujo en favor de mejores opciones de comida y bebida, wifi más potente y servicios más flexibles. Esto está impulsando la demanda de hoteles de gama media en toda la región. Se espera que los costes de los espacios se incrementen entre un 3 y un 5 % en mercados populares como Colombia y México y un 2 % en el conjunto de la región.

Según datos extraídos de las reservas de CWT, en 2017 los 5 destinos principales para la celebración de reuniones y eventos de Latinoamérica son:

1. Sao Paolo, Brasil.
2. Río de Janeiro, Brasil.
3. Ciudad de México, México.
4. Bogotá, Colombia.
5. Buenos Aires, Argentina.
*Se han seleccionado únicamente cinco destinos ya que existe una caída significativa de la demanda en materia de espacios/destinos tras Buenos Aires.

En 2018 se prevé una reducción estimada del 20 % en el tamaño de los grupos en Brasil debido al debilitamiento de la economía que hará que los clientes con menos presupuesto busquen organizar eventos domésticos. Está previsto que Río de Janeiro sea sede de diversos eventos debido al florecimiento de nuevos hoteles y espacios tras los Juegos Olímpicos del pasado verano. No obstante, existen importantes consideraciones a tener en cuenta en materia de seguridad, lo que podría debilitar el crecimiento de la ciudad como destino de eventos.

Los grandes desarrollos hoteleros y renovaciones en Colombia están haciendo que el destino esté en la mira del mercado de las reuniones y eventos de EE.UU. Por ejemplo, la planta hotelera de Medellín está mejorando de forma considerable, al igual que lo están haciendo sus centros de convenciones. La región cafetera es cada vez más atractiva porque es diferente y los costes son bajos.

Otros destinos menos conocidos están empezando a distinguirse en la región, incluido el exótico –pero accesible– desierto de Atacama en Chile, así como las cataratas de Iguazú en la frontera entre Argentina y Brasil.

Norteamérica

En Norteamérica, los incrementos en el coste diario por asistente están siendo del 3 % en 2017, con el crecimiento de la nueva oferta superando ligeramente a la demanda. En EE.UU. se prevé que los precios de los hoteles y del aéreo aumenten un 2,5 % en 2018. También hay expectativas de que el crecimiento de la nueva oferta y el aumento de la demanda queden equiparados.

En 2018 se espera que el precio de los hoteles crezca. Además, teniendo en cuenta que los viajes de ocio domésticos han aumentado, es posible que ciertos hoteles y resorts limiten el bloqueo de grupos en periodos de máxima ocupación.

Según datos extraídos de las reservas de CWT, en 2017 los 10 destinos principales para la celebración de reuniones y eventos de Norteamérica son:

1. Nueva York, EE.UU.
2. Toronto, Canadá.
3. Cupertino/San José, EE.UU.
4. Chicago, EE.UU.
5. Indianápolis, EE.UU.
6. San Francisco, EE.UU.
7. Austin, EE.UU.
8. Houston, EE.UU.
9. Orlando, EE.UU.
10. Las Vegas, EE.UU.

Destinos como Hawái, Washington D.C. y la región vitícola de California siguen siendo populares para la celebración de reuniones y eventos. También se prevé que en 2018 distintas localizaciones en Arizona se vuelvan más populares a medida que se vayan presentando online nuevos hoteles. No obstante, en tanto que la demanda supere a la oferta, es poco probable que existan demasiadas diferencias respecto a 2017.