En esta charla para Smart Travel News, João Carvalho, head de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África, analiza las tendencias actuales en viajes de negocios. Destaca cómo la digitalización está transformando este sector, enfocándose en la tecnología para mejorar la gestión de viajes y gastos. João también aborda los retos de sostenibilidad y seguridad, y explica el impacto de las nuevas tecnologías en la eficiencia y la responsabilidad ambiental corporativa.

1. ¿Qué factores crees que han contribuido al crecimiento de los viajes de negocios y cómo ha influido la digitalización en este sector?

Los viajes de negocios suelen ser una prioridad para las empresas, ya que ofrecen a sus empleados importantes oportunidades para establecer contactos y desarrollarse tanto personal como profesionalmente.

Factores como la flexibilidad o el “bleisure”, conocido por combinar ocio y viajes de negocios, está ganando una mayor popularidad entre los empleados, como así lo certifica nuestra encuesta. Es más, un 22% de los encuestados españoles se mostrarían más propensos a rechazar un viaje de negocios si este no se ajusta a sus agendas personales. 

Además, en un momento en el que los avances tecnológicos están cambiando las industrias a un ritmo acelerado, la integración de nuevas capacidades digitales permite mejorar las experiencias de los viajes, proporcionando con ello nuevas formas para que las organizaciones apoyen a los empleados en dichos viajes corporativos.

La innovación ha desempeñado un papel clave en numerosos procesos del sector, y es por ello por lo que la automatización ofrece nuevas metas a las empresas para agilizar los procesos y reducir la carga de trabajo. Un avance clave es el desarrollo de sistemas automatizados de gestión de viajes y gastos. Al aprovechar la IA generativa y el machine learning, estos sistemas ayudan a las empresas a gestionar y automatizar mejor el seguimiento, además de aplicar la política de viajes y la categorización y el reembolso de los gastos de sus empleados. La racionalización de los procesos y la optimización de los flujos de trabajo es una realidad cada vez más cercana, lo que impulsa un futuro colaborativo de experiencias de viaje mejoradas, tanto para los empleados como para las propias compañías.

2. Seguridad en los viajes de negocios: ¿Qué medidas están tomando las empresas para mejorar la seguridad de sus empleados durante los viajes corporativos?

En los últimos años el mundo laboral ha experimentado una gran transformación, obligando a los Travel Managers y al área de Recursos Humanos a priorizar la salud y seguridad laboral de sus empleados. 

De hecho, las conclusiones de la encuesta respecto este punto reflejan que un 62% de los encuestados españoles citan la seguridad (18 puntos más que a nivel global) como una de las razones más comunes que les harían no aceptar un viaje de negocios.

Cada vez más vemos cómo las empresas colaboran con proveedores externos con el fin de facilitar a sus empleados la formación y los protocolos adecuados en materia de seguridad, ya que es importante que las compañías monitoricen cualquier escenario crítico y sensible con información precisa, y en tiempo real, de los países donde se va a viajar y las actividades planeadas. En este sentido, las soluciones que brindan la posibilidad de analizar datos de múltiples fuentes pueden ofrecer una visibilidad del 100% sobre dónde se encuentran los viajeros y permitir a las organizaciones evaluar con precisión el posible riesgo para el empleado. 

Esto puede ayudar a las empresas a desarrollar planes de contingencia para rutas alternativas y ubicaciones seguras. Lo más importante es establecer una línea de comunicación abierta para mantener a los equipos informados en todo momento.

3. Impacto medioambiental: ¿Cómo está SAP Concur ayudando a las empresas a hacer sus viajes más sostenibles?

La sostenibilidad sigue ocupando un lugar destacado en la agenda corporativa del mercado español cuando se trata de viajes de negocios. Es más, el 21% de los encuestados españoles estaría dispuesto a rechazar un viaje de negocios si este no repercute, positivamente, en el impacto medioambiental, o si no fuera posible elegir alternativas más sostenibles.

Y es que, aunque existe esa concienciación, en el sector de los viajes es importante seguir generando conciencia sobre las opciones más ecológicas que están disponibles para cualquier viaje.

Por ello, y con el objetivo de que las empresas asuman el papel de facilitar que sus empleados tomen decisiones más sostenibles, desde SAP Concur añadimos la información necesaria para tomar decisiones más sostenibles en el momento de realizar sus reservas, como puede ser el tren en lugar del avión, o el hecho de desplazarse a través de otras vías de transporte urbanas. 

Y es que, cuando las personas reciben detalles más concretos sobre el impacto de sus acciones sobre el clima, esto influye en su toma de decisiones. De ahí que, la disponibilidad de información sobre las emisiones de CO2 de todas las opciones de transporte disponibles permite elegir fácilmente el transporte más sostenible.

Fomentar y promover una elección más sostenible puede tener un gran impacto a la hora de animar a los demás a seguirla. Estas capacidades de decisiones e influencia recaen más en los directivos, con el objetivo de animar a sus equipos a tomar iniciativas en materia de sostenibilidad.

4. Confianza en la IA: ¿A qué crees que se debe esta desconfianza y qué pasos está tomando SAP Concur para mejorar la adopción de la IA en la gestión de viajes?

La inteligencia artificial (IA) se presenta como uno de los grandes retos necesarios a abordar este año. Por ello, y a pesar de que solamente uno de cada diez viajeros corporativos confía en la IA a la hora de hacer reservas, su integración en la gestión de viajes y gastos supone un cambio en las reglas del juego para aquellas empresas que buscan perfeccionar la gestión y el manejo de datos, así como el cumplimiento de políticas y flujos de trabajo de forma optimizada. 

Desde SAP Concur aprovechamos la IA generativa para estimar el coste total de un viaje de una forma más precisa, optimizando su proceso y generando una mayor confianza entre los usuarios. Con ello, se da un paso al frente en lo que se refiere a la automatización de tareas que están en el día a día de las empresas y a la mejora de la experiencia del usuario.

Este tipo de automatización libera al equipo de viajes y financiero de tareas repetitivas, permitiendo centrarse únicamente en un trabajo de mayor valor. Esto ayudará a las empresas a mejorar su eficiencia sin tener que preocuparse por los cambios en la normativa y las condiciones económicas, ya que los responsables dispondrán de todos los datos necesarios para tomar decisiones informadas en tiempo real.

5. Papel de los Travel Managers: ¿Qué tipo de formación o recursos está proporcionando SAP Concur para apoyar a estos profesionales en su desarrollo?

La labor de los Travel Managers va mucho más allá que negociar con los distintos proveedores; garantizan que los desplazamientos se realicen de forma cómoda, segura y rentable. Según nuestra encuesta, dentro del mercado español, satisfacer las demandas de los empleados con opciones de viaje flexibles (35%), ofrecer alternativas más sostenibles (33%), y recortar los gastos de viaje (32%), son los principales retos a los que aseguran se tienen que enfrentar en su día a día.

Además, un tercio de ellos considera que su trabajo se ha vuelto más retador, al dar por hecho que tienen que asumir un papel más estratégico, aunque no hayan recibido la formación adecuada. Asimismo, reconocen que las empresas esperan que ellos que presenten opciones de viaje más sostenibles, aún sin contar con el presupuesto adecuado. 

Para resolver estos retos se debe actuar con determinación y confiar en soluciones punteras. Para ello, desde SAP Concur les proporcionamos servicios que dispongan de datos en tiempo real donde se les muestran la situación actual del destino, ayudándoles así a identificar y gestionar los riesgos de los viajeros, así como a localizarlos y asistirlos si es necesario. De esta manera, son conscientes de los acontecimientos, tanto internos como externos de la empresa, para mejorar la capacidad de adaptación y flexibilidad en su planificación.

6. Desafíos principales: ¿Podrías profundizar en cómo SAP Concur está abordando estos desafíos específicamente?

A medida que las tendencias y las formas de viajar van evolucionando, planificar el futuro puede parecer una tarea complicada. Sin embargo, las soluciones de gestión de viajes y gastos ofrecen una variedad de opciones para permitir la flexibilidad sin tener que comprometer la visibilidad y, al mismo tiempo, apoyar la cuenta de resultados. Con ello, se facilita la posibilidad de agregar gastos de desplazamiento, alojamiento y costes recurrentes relacionados con el viaje, logrando así una mayor transparencia de las distintas partidas.

Esto, a su vez, ayuda a maximizar el cumplimiento de las políticas y programas de viajes de la compañía, ya que el análisis y el registro de los gastos de viaje de las empresas realizados anteriormente también puede ayudar a detectar patrones de gasto y establecer previsiones para los próximos años. 

SAP Concur ofrece además contenido NDC en su plataforma. Este estándar representa un cambio en la forma en la que los proveedores de servicios de viajes pueden comunicar y distribuir información. Con ello, la compañía acompaña así la tendencia de la industria de dirigir este contenido al cliente corporativo.

En resumen, la visibilidad del gasto puede proporcionar una visión general acerca de la productividad y la eficacia de los programas de viajes de negocios de cualquier empresa y sus procesos de compra. Además, con la ayuda de programas de software o herramientas digitales de gestión de gastos basados en IA, las empresas pueden seguir supervisando dichos costes casi en tiempo real. Estos análisis refuerzan la planificación y la toma de decisiones financieras de manera inteligente.

7. Futuro del turismo de negocios: ¿Cuáles son tus predicciones para el futuro del turismo de negocios en España y globalmente? ¿Qué tendencias crees que serán predominantes en los próximos cinco años?

Durante el último año, las empresas y sus directivos se han enfrentado a desafíos constantes y sin precedentes. Por ello, creemos que, de cara a estos próximos años, nos encontraremos con viajes de negocios más predecibles y más eficientes gracias a la IA y a la aceleración de la NDC. Todo ello dará respuesta a muchos de los desafíos del sector e impactará directamente en los costes.

A su vez, se espera que tecnologías emergentes como la automatización y el análisis de la IA continúen ayudando a los directivos a adaptarse a los cambios, mejorar la gestión de riesgos y hacer que las previsiones sean más rápidas y precisas. Además, la sostenibilidad obligará al mercado a adaptarse a una experiencia de compra más personalizada y eficiente. 

Si bien el deber de protección siempre ha sido una consideración importante y compleja, la incertidumbre global, el cambio climático y la tendencia a trabajar desde cualquier lugar requerirán que las empresas lo traten como una prioridad estratégica. El auge de las reservas online hace que cada vez sea más difícil saber dónde está los viajeros y poder gestionar su vuelta a casa rápidamente en caso de que surja alguna emergencia. Y dado que el cambio climático aumenta la probabilidad de que se produzcan fenómenos extremos como incendios forestales, inundaciones o contaminación atmosférica extrema, en el futuro la cuestión del deber de protección será cada vez más relevante.