En la industria hotelera, un RFP –o solicitud de propuesta–, es un medio para que los planificadores de viajes definan claramente todas las necesidades y deseos específicos que tienen para un evento o actividad.

Por lo general, estas RFPs se envían a un número de hoteles concreto, y desde ahí el travel manager o el planificador del evento reducirá el número de propuestas a un puñado de «finalistas».

En algunos casos, si la propuesta se distingue del resto, el planificador puede simplemente aceptar la oferta del hotel y firmar un contrato.

Este puede ser un contexto competitivo que se mueve excepcionalmente deprisa. Con las nuevas plataformas de software que automatizan y personalizan las respuestas de las RFP, así como con equipos de ventas más inteligentes, cada vez es más difícil para los planificadores identificar a aquellos que realmente se destacan entre todos los demás.

Así las cosas, ¿cómo puede un hotel poner en forma a su equipo de ventas y asegurarse de que está haciendo todo lo que está a su alcance para impulsar su éxito? Aquí hay algunos consejos para ayudarte en el camino:

1. Asegúrate de que tu equipo entienda el proceso

Suena simple, pero el entrenamiento es vital para esto. Mantenga a su equipo en la pelota con los requisitos necesarios para responder a todos los aspectos de una solicitud de propuestas.

Habitualmente, habrá un número de preguntas que deben ser contestadas y se enumerarán las necesidades específicas para la reunión/evento. Asegúrase de responder a todo lo que se requiera sin desviarte del alcance del proyecto.

2. No esperes a que las RFPs vengan a ti

Sí, las RFPs vendrán por sí solas, en cierta medida. Esto, sin embargo, depende de la eficiencia de las campañas de marketing y del conocimiento existente de la marca hotelera en la industria.

Por lo tanto, es importante estar al tanto de los clientes potenciales en su espacio y de las oportunidades que podrían surgir si los planificadores supieran más acerca de tu hotel.

Es necesario estar presente en el radar de los planificadores clave a nivel local e internacional que podrían ser una buena opción para el hotel.

No hará ningún daño que la gente sepa quién eres y pedir ser incluido en futuras solicitudes de propuestas.

3. La velocidad es clave

Dependiendo del tamaño del hotel y de su actividad en el espacio de reuniones/eventos, el tiempo necesario para responder a una solicitud de propuestas puede variar.

Sin embargo, la mayoría de las veces el hotel compite otros hoteles, por lo que necesita estar preparado y listo para responder lo más rápido posible. Esto, sin olvidar el primer punto: lo último que un hotel quiere hacer es apresurar su respuesta y perder información clave. Una plataforma de software de propuestas rápida y fiable ayudará al hotel a mantenerse en el camino correcto.

4. Prepara tus respuestas

Si el hotel está preparado para tipos específicos de RFPs, podrá responder a un ritmo mucho más rápido.

El uso de software puede ayudar, ya que es capaz de crear respuestas sobre plantillas bien escritas y bien pensadas, así como utilizar campos dinámicos que completen información específica de la cuenta en función de a quién está respondiendo. Esto ayudará con el tipo de respuesta y la rapidez con la que llega.

5. Amplía tu red contactos

Es importante, al responder a una solicitud de propuestas, no desviarse de los plazos, contactos e información requeridos. Esto casi siempre es un hecho cuando se responde a una solicitud de propuestas. Sin embargo, nunca viene mal tener defensores internos de la marca, o «personas influyentes» que pueden ayudar a que tu propuesta destaque entre la multitud durante el proceso de revisión.

Este aspecto se relaciona bien con el punto dos: cuanto más se incremente el número de contactos, mayor será el número de defensores o «personas influyentes» con los que se encontrará el hotel.

No tengas miedo de compartir historias de éxito: los clientes pueden ser una de las mayores herramientas de marketing, así que asegúrate de compartir sus ejemplos.

A medida que los planificadores cuentan con más información y son más eficientes, también lo deben ser los departamentos de ventas de los hoteles.

Al responder más deprisa, con propuestas personalizadas y reflexivas que funcionen específicamente para su negocio, los hoteleros verán un cambio en la eficiencia de su equipo y en las fuentes de ingresos.

¿Quieres hacer que tu propuesta de ventas destaque entre el resto? Aquí están los 10 mejores consejos para crear la mejor propuesta de ventas.