El 51% de los Travel Managers han hecho algún cambio en su estrategia de negociación en los últimos tres años y la gran mayoría afirma que ha obtenido ahorros gracias a esta modificación. Esta es una de las principales conclusiones de la encuesta global realizada por ACTE Global (Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos), en colaboración con HRS, entre sus miembros de todo el mundo para conocer sus percepciones sobre las estrategias, retos y soluciones.
El estudio denominado, A New Horizon in Hotel Sourcing (“Un nuevo horizonte en el Sourcing de Hoteles”), incluye las opiniones de gestores de viajes de empresas con programas pequeños (menos de USD 5 millones de anuales en gastos, representando 32%), programas medianos (USD 5 a USD 10 millones, 14%) y programas grandes (más de USD 10 millones, 44%)*.
La mayoría de los gestores de viajes encuestados manejan el sourcing internamente, aunque una parte importante utiliza consultores. Solo cerca de un tercio dicen que están muy satisfechos con su actual enfoque de negociación, mientras que la mayoría aseguran sentirse solo moderadamente satisfechos. Existe frustración con la fragmentación, el aumento de los precios, la falta de transparencia de los datos y la cantidad de tiempo y mano de obra involucrados en el proceso de sourcing.
Para conseguir lo máximo de sus programas de viajes, un pequeño pero creciente número de Travel Managers le ha dado la vuelta completamente a sus métodos de sourcing. Han puesto en marcha un proceso de Continuous Sourcing, en el cual auditan las tarifas y las necesidades del programa de hotel durante todo el año, no solo una vez al año. Los pioneros en adoptar esta práctica afirman que el enfoque de Continuous Sourcing les ha proporcionado ahorros financieros, un aumento en la flexibilidad del programa y una mejora de la satisfacción del viajero. Algunos dicen que reduce la carga de trabajo extendiendo el proceso de sourcing durante todo el año, en lugar de solo unos meses al final del año.
Actualmente, solo 1 de cada 11 gestores de viajes alrededor del mundo ha implementado Continuous Sourcing (11%). Los programas en América del Norte y del Sur son los que más han puesto en ejecución Continuous Sourcing (17%), con programas en los países de la región EMEA los que menos han implementado (7%). El bajo porcentaje de países en la región EMEA que implementaron Continuous Sourcing puede ser debido a que un número significativo de estas empresas en la región (26%) únicamente comprueban los cambios en la distribución hotelera que impactan sus tarifas una vez al año, lo que significa que es probable que se hayan perdido cualquier información relacionada con este concepto.
Entre los gestores de viajes que no están usando Continuous Sourcing actualmente, pero están considerando implementarlo, solo una cuarta parte (24%) tienen gran probabilidad que den el salto.
La falta de conocimiento parece ser la barrera más importante para la adopción. Actualmente, la mayoría de los programas audita las tarifas menos de una vez por trimestre. Continuous Sourcing le permite a los gestores de viajes permanecer comprometidos en su programa en cuanto abordan cambios en sourcing durante todo el año.
Los gestores de viajes citan una reducción de costos esperada (65%), mejora en la satisfacción del viajero (57%) y aumento en la flexibilidad de programa (43%) como su principal motivación para considerar el Continuous Sourcing. Muchos de los que han cambiado al Continuous Sourcing confirman los beneficios. Seis de cada diez gestores (64%) aseguran que mejoró la satisfacción del viajero, y la mitad han visto los ahorros financieros mejorar (52%) y la flexibilidad para abordar las peticiones del viajero (52%). Además, cuatro de cada diez gestores que utilizan Continuous Sourcing (44%) vieron incrementar el compliance del viajero. Una cuarta parte de los usuarios de Continuous Sourcing experimentó consultoría estratégica (24%) y mayor transparencia (24%). Una quinta parte (20%) experimentó una menor carga de trabajo.
Uno de los principales obstáculos para la adopción del sourcing continuo es la capacitación: el 42% de los ejecutivos de viajes que no han implementado el sourcing continuo no están familiarizados con él. Cerca de un tercio (31%) cita la falta de tiempo o de recursos.
Una quinta parte de los gestores de viajes afirman que no se mantienen al tanto de los cambios en los negocios que podrían afectar sus programas de hoteles. Esto sugiere que, para los demás ejecutivos que supervisan durante todo el año, el sourcing continuo puede ayudarlos a actuar más rápidamente frente a los cambios.
Según Greeley Koch, Director Ejecutivo de ACTE, «vivimos en una era de sobrecarga informativa y de constante disrupción, y no moverse rápidamente al ritmo del desarrollo del mercado puede ser costoso para los ejecutivos de viajes, tanto en términos financieros como de satisfacción del viajero. Más de la mitad de los primeros en adoptar el sourcing continuo ha reportado ahorros, lo cual nos muestra cómo los gestores de viajes pueden aprovechar prácticas de vanguardia para posicionarse a la cabeza del cambiante panorama de los negocios como líderes en sus organizaciones”.
«El sourcing de hoteles ofrece a los programas de viajes las mejores oportunidades para el cambio financiero y estratégico,» aseguró Marco D’Ilario, vicepresidente de Sourcing de HRS. «Esta encuesta global muestra una industria en la cual los programas están claramente buscando nuevas oportunidades y aprovechando datos irrefutables para lograr no sólo ahorro, sino rendimiento superior del programa. Es nada menos que una redefinición del proceso de RFP».
