La situación de desconcierto provocada por la pandemia mundial nos mete de lleno en entorno muy cambiante y ambiguo.

El modo de transmisión del virus condiciona completamente la organización de los puestos de trabajo y del mantenimiento de las tareas fundamentales, así como las medidas de protección de la plantilla.

Cuando se produzca el regreso a la ‘nueva normalidad’ las políticas de viajes de las empresas se verán profundamente afectadas.

Em este contexto, Forum Business Travel ha organizado un webinar en colaboración con International SOS. Los panelistas del webinar fueron Javier Mollà, regional security manager Spain & Portugal en International SOS, y Eduardo Ranz, director corporativo de Compras Indirectas en Dentix, bajo la moderación de Natalia Ros y Óscar García, socios fundadores de Forum Business Travel. Estas son las principales conclusiones:

Principios básicos

• Identificar las funciones vitales de la organización y los individuos esenciales para el sostenimiento de esas tareas.
• Establecer compartimentos estancos para mantener zonas aisladas del potencial foco. Proteger a los responsables de cada función. Cada empresa en la medida de sus posibilidades porque la operativa de muchas de ellas no permite hacerlo.
• Elaborar planes alternativos con proveedores y clientes para no interrumpir la cadena producción y servicio, asegurando la logística imprescindible y el soporte informático.
• En el centro de trabajo, realizar controles de acceso de los empleados y las visitas. Cambiar protocolos, como el uso de las huellas digitales. Establecer nuevas normas para contratistas, mantenimiento, limpieza, seguridad y servicios externos de paquetería, catering, etc.

Protección del personal

• La transparencia y la comunicación interna sobre las medidas que se adoptan en cada caso son vitales para involucrar a la plantilla en los mismos objetivos.
• La formación online no pueden parar frente a la desinformación, la rumorología y las noticias falsas. También para que la plantilla tenga pautas para enfrentarse a una situación sin precedentes.
• Las empresas tienen la obligación de garantizar un espacio de trabajo seguro. Hay departamentos que se pueden ir enteros a casa. Es preferible evaluar individualmente a las personas, en la medida de lo posible, para reorganizar el trabajo en función de la atención que tengan que prestar a sus hijos, a sus mayores, etc. Llegará el momento de compensar los esfuerzos realizados por los que se encuentren en mejor situación familiar.
• El duty of care lleva aparejado el duty of loyalty por parte del empleado, es decir, seguir las indicaciones, los procedimientos y la política de su empresa.

Negocio en el extranjero

• Valorar distintos escenarios y planes de contingencia en cada destino, la necesidad de permanencia o su infraestructura médica.
• Revisar a fondo las coberturas de los seguros y sus exclusiones, sobre todo en las cláusulas de “fuerza mayor”.
• Estrechar las relaciones con los consulados.
• Evaluar las repercusiones de la evacuación, así como las herramientas disponibles: plan de repatriaciones, matriz de escalada, Simex, TSP….

Nueva normalidad

• Cuando las restricciones a la movilidad se empiecen a levantar, evaluar las condiciones de cada destino: requisitos y visados de entrada, restricciones de las autoridades locales a la movilidad interior, situación de conflictividad social o posibles controles sanitarios, así como el funcionamiento de los transportes, hoteles, restaurantes, bancos, suministros de comida, electricidad, conectividad, etc.
• Evaluación y revisión del plan de emergencia, con identificación de las cosas que funcionaron bien y mal, las circunstancias imprevistas aparecieron y las soluciones y alternativas que se decidieron.
• Apoyo emocional y asistencial a los empleados para mejorar de la reputación ética de la empresa.
• El futuro, al menos el más inmediato, va a estar marcado por la coopetición, es decir, la competición cooperativa, con nuevas soluciones para los desafíos que se presentan.
• Ningún plan estratégico contempla una vuelta rápida a la normalidad, sino lento proceso de recuperación. Hay que repensar y reinventar protocolos, ser optimistas y estar preparados para nuevos escenarios imprevistos.
• El rol de las agencias de viajes debe ser protagonista en la nueva etapa, con un refuerzo de su labor de consultoría, con crecimiento del modelo de management fee y una visión estratégica de triple win: empresa-agencia-proveedor. También requerirán de asesoramiento experto en materia de seguridad en viaje.
• Las crisis favorecen la aparición de startups, no solo tecnológicas, con soluciones alternativas.
• Los presupuestos de las empresas viajeras se van a gestionar de forma muy diferente con una profunda modificación de los paradigmas y recurso creciente a las herramientas de telepresencia.